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바람직한 서면 발급 및 보존

제 1조 (목적)

본 가이드라인은 하도급 계약 체결 및 거래 과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 (주)한국알박(이하 ‘회사’라 한다.)이 준수하거나
노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 회사와 거래업체(이하 ‘협력회사’라 한다.)가 「하도급거래 공정화에 관한 법률」
(이하, ‘하도급법’이라 함)상 서면발급에 관한 사항을 명확히 인식하도록 하여 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급
거래질서를 구축하는 데 그 목적이 있다.

제 2조 (하도급거래 과정에서의 각종 서면의 발급에 관한 사항)

회사는 하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 다음 각 항에서 정하는 바에 따라 서면을 발급하여야 한다.

1. 하도급 계약서의 발급
가. 회사는 하도급 법 상 목적물 등의 제조를 협력회사에게 위탁하는 경우 협력회사와 다음 서면 기재사항과 같이 계약의 주요 내용을
    합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급하여야 한다. 단, 당초 계약내용이 설계 변경의 위탁 등으로 변경될 경우에는
    추가, 변경 서면을 작성 발급하여야 한다.
나. 서면 기재사항
하도급 계약 서면에는 실제 거래의 사실과 일치하는 내용이 반영되어야 하며 원칙적으로 다음 각 항의 사항이 기재되어야 한다.
① 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급 방법, 지급 기일
② 회사가 협력회사에게 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하고자 하는 경우에는 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급 기일
③ 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 원재료 등의 가격변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등
다. 서면발급 시점
원칙적으로 회사는 협력회사와 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체 없이 서면 계약서를 발급하여야 하며,
회사가 협력회사에게 지체 없이 서면계약서를 교부하기 어려운 사정이 있는 등 부득이한 경우 협력회사의 물품 납품 등
작업 시작 전까지는 서면으로 계약서를 발급하여야 한다.
라. 예외
다음과 같이 하도급거래 상 실질적이고 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및 서면발급시점과 달리 서면발급
의무를 이행할 수 있다.
예외사항 사례 비고
위탁시점에 확정하기 곤란한 경우 회사가 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 확정 곤란한 사유, 사유 확정 예정기일 명시 필요 확정 시 지체없이 서류 교부
하도급 거래가 빈번한 거래가 있는 경우 기본계약서 교부하고 Fax, 전자메일 등으로 발주시
계약서 중 기재사항 일부 누락되어 있으나 건별 발주시 제공한 물량표 등으로 누락 사항 파일 가능시
기본계약서 교부하고 협력업체의 물품매도 확약서를 개별 계약서로 갈음한 경우

2. 하도급 대금 감액 서면의 발급
가. 서면발급 의무의 발생 회사가 협력회사에게 제조 위탁 시 정한 하도급대금을 그대로 지급하지 아니하고, 그 금액에서 감하여 지급하고자
    할 때에는 다음 서면기재사항과 같이 감액 서면을 협력회사에게 발급하여야 한다.
나. 서면 기재사항 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액 금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등
다. 서면발급 시점 회사가 감액 하고자 할 때에는 감액을 하기 전에 미리 협력회사에게 감액 서면을 발급하여야 한다.
    단, 하도급거래가 빈번하여 기본계약서를 교부하고, 단가 수량 등 하도급대금과 관련한 내용은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여
    별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경우에는 당해 특약 또는 발주내용이 협력회사에게 통지되는 시점을 위탁을 할 때로 본다.
라. 예외
회사가 감액 서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다. 단, 해당 사항이 미확정 이유와 확정 예정기일을 명시해야 하며, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급해야 한다.

3. 기술자료 제공요구 서면의 발급
가. 서면발급 의무의 발생 회사는 다음과 같이 정당한 사유가 존재하여 협력회사에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에는 다음과 같은 사항이
    기재된 요구 서면을 협력회사에게 발급하여야 한다.
나. 기술자료 제공요구의 정당한 사유
① 하도급 계약을 체결하는 과정에서 협력회사의 기술력 평가, 주문품의 기준가격 마련, 제안서 검토, 공동기술개발, 발주처의 RFP 요구조건 충족 등을 위해 기술자료가 필요한 경우
② 하도급 거래 도중에 협력회사에 대한 기술지도, 품질관리, 성능테스트, 공동특허출원, 특허출원지원, 공동기술개발, 납품단가 조정을 위한 원가자료 요청 등의 사유로 협력회사의 기술자료가 필요한 경우
③ 기술자료 임치계약을 체결한 기술에 대하여 임치계약 상의 교부조건이 발생하여 협력회사의 기술자료 제공이 요구되는 경우
다. 서면 기재 사항
① 당해 기술자료의 명칭 및 범위, 요구 목적
② 비밀유지에 관한 사항 : 기술자료 중 어느 부분을 비밀로 유지할 것인지에 대해 적시, 상호간 체결한 비밀유지각서 등이 있을 경우 이를 첨부
③ 권리귀속관계 : 요구기술자료의 현재 권리 귀속자, 상호간 기술이전계약 체결 여부, 요구기술의 공동개발기술 여부, 기술자료가 제공 후 권리귀속관계 상호 합의 사항
④ 기술자료의 대가, 요구일, 인도일, 인도방법
⑤ 기타 회사의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항 등
라. 서면발급 시점
    회사가 기술자료 제공을 요구하는 경우 위 서면기재사항을 협력회사와 미리 협의하여 정한 후 지체없이 협력회사에게 서면을 발급하여야 한다.
마. 예외
- 기술자료 제공요구 서면의 기재 사항 중 회사와 협력회사가 미리 확정하기 곤란한 사항: 확정 곤란한 사유, 사유 확정 예정기일 명시 필요, 확정 시 지체없이 서류 교부
- 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우 : 당사자의 서명 또는 기명 날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지 사항, 권리 귀속 관계, 대가 등 기본사항 기재 후 기술자료 요구일, 인도일, 인도방법 등 추가 사항 기재된 개별 요구서 교부

4. 목적물 등의 수령증명서 발급
가. 서면발급 의무의 발생 회사는 협력회사의 귀책사유를 제외하고는 협력회사가 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 때에 협력회사에게
    당해 목적물 등에 대한 수령증명서를 발급하여야 한다
나. 서면발급시점 회사는 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시 (내국신용장을 개설한 경우에는 검사완료 즉시) 협력회사에게
    수령증명서를 발급하여야 한다.

5. 목적물 등의 검사결과서 발급
가. 서면발급 의무의 발생 회사는 협력회사로부터 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여
    필요한 검사를 진행한 후 그 결과를 협력회사에게 서면으로 통지하여야 한다.
나. 서면발급시점 회사는 원칙적으로 협력회사로부터 목적물 등을 수령한 날(기성부분의 통지를 받은 날)부터 10일 이내에 검사결과 서면을
    발급하여야 한다. 다만, 회사는 다음과 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.
① 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우
② 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격 여부에 관한 판정이 가능한 경우
③ 회사와 협력회사간에 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등 단, 회사가 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 협력회사에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

6. 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급
가. 서면발급 의무의 발생 제조위탁 이후 설계변경 또는 물가변동 등 경제상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는 경우에
    회사는 발주자로부터 증액 또는 감액받은 사유와 내용을 해당 협력회사에게 통지하여야 한다. 단, 발주자가 그 사유와 내용을 협력회사에게
    직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.
나. 서면발급시점 회사는 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액받은 날부터 15일 이내에 협력회사에게 발급하여야 한다.

7. 서면발급 방법
회사는 회사 또는 대표자가 서명(공인전자서명 포함)또는 기명날인한 계약서를 협력회사에게 발급하여야 한다. 단, 회사의 협력회사에 대한 하도급 대금 감액 요구시, 기술자료 제공요구시에는 별도의 표준 양식을 사용한다. 또한, 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
① 전기통신회선을 통해 송신하고 협력회사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 전자메일)
② 전기통신회선을 통해 협력회사의 열람에 제공하고 당해 협력회사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예 : 웹)
③ 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 협력회사에게 교부하는 방법 등

제 3조 (서면의 보존에 관한 사항)

가. 서면보존의무의 발생
    회사와 협력회사는 모두 다음 표에 해당하는 서면을 보존하여야 한다.
일련번호 보존 대상 서면 비고
1 기본계약서(추가,변경 계약서 포함) 하도급법 제3조 의무발급서면
2 하도급계약 확인서면 하도급법 제3조 제6항
3 감액 서면 하도급법 제11조
4 기술자료 제공 요구서 하도급법 제12조의 3
5 목적물 등 수령증명서 하도급법 제8저
6 검사결과 통지서 하도급법 제9조
7 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조
8 목적물 등의 검사결과, 검사 종료일 등이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제2호 주요 하도급 거래내용 등 기재 서류
9 하도급대금의 지급일, 지급금액 및 지급수단(어음결제시 어음의 교부일, 금액 및 만기일 포함)이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제3호
10 선급금 및 지연이자, 어음할인료 및 지연이자, 관세 등 환급액 및 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제4호
11 원사업자가 수급사업자에게 제조 등의 행위에 필요한 원재료 등을 제공하고 그 대가를 하도급대금에서 공제한 경우에는 그 원재로 등의 내용과 공제일, 공제금액 및 사유를 지재한 서류 시행령 제6조 제1항 제5호
12 설계변경 등에 따라 하도급대금을 조정한 경우 그 조정한 금액 및 사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제6호
13 원재료 등의 가격변동 등에 따라 수급 사업자가 하도급대금 조정을 신청한 경우, 신청내용 및 협의내용, 그 조정금액 및 조정사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제7호
14 입찰명세서, 낙찰자결정품의서, 견적서, 현장설명서, 설계설명서 등 하도급 대금 결정과 관련된 서류 시행령 제6조 제1항 제8호
나. 서면보존형태
    보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급, 품의, 기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 하며,
    컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성 송수신 또는 저장된 것도 동일하다.
다. 서면보존기간
회사와 협력회사는 당사자 간 하도급 거래가 끝난 날로부터 3년간 상기 서류를 보존하여야 한다. 단, 하도급 거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을 의미한다.
① 협력회사가 회사에게 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날
② 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우 : 해지 또는 중지된 날

제 4조 (이행시기)

이 규정은 2012.11.01일 부터 시행한다.